Trong năm 2007, tại Google Tech Talk, Merlin Mann đã mang đến một video có thời lượng một tiếng để giới thiệu về Zero Inbox
Khái niệm chúng ta đang nói đến ở đây có tên là “Zero Inbox”. Có khi nào, bạn thẩm tra hòm thư điện tử của mình và nhận ra rằng hàng trăm thư rác, quảng cáo… đang xuất hiện “chình ình” ngay trang đầu trong khi những thông báo quan trọng khác đã trôi đi đâu mất.
Lên kế hoạch thu vén hàng tuần Hãy cầm cố dành ra đôi ba tiếng mỗi tuần để có thể thu vén thư.
Kết luận Email đang trở nên một trong những phần quan trọng trong từng lớp hiện tại. Mọi thư thông báo đều có tính năngUnsubscribe ở cuối thư và việc bạn cần làm là nhấn vào nó để tránh việc nối phải nhận rác. 3. Mỗi người khác nhau sẽ có những tiêu chí quản lý thư khác nhau vì thế, không có một khuôn mẫu quản lý thư nào được thiết lập sẵn.
Một thể loại email nữa cũng có thể gây rác hộp thư của bạn chính là thư thông báo từ những trang mạng từng lớp như Twitter, LinkedIn, Facebook… Bạn hoàn toàn có thể tắt những thông báo này ở phần cài đặt trong từng mạng xã hội. Cho đến nay, ý tưởng của Merlin Mann đã được nhiều chuyên gia nghiên cứu và cho ra đời những phương pháp tối ưu hơn. Mọi việc hoàn toàn phụ thuộc vào cá nhân chủ nghĩa bạn và sự chịu thương chịu khó, kĩ càng sẽ giúp bạn quản lý hộp thư một cách hiệu quả hơn.
Việc độc nhất vô nhị mà bạn phải làm là soạn một đoạn thư thông tin việc mình đang không tiện để hấp thu, giải đáp thư đến và hứa sẽ giải quyết mọi việc khi quay về. OOR – Out of Office Respone (thông tin không tiện nhận thư) Điều thật sự tồi tệ khi đi du lịch là lúc trở về bạn phát hiện ra có hàng trăm bức thư đang chờ mình giải quyết. Để giảm bớt áp lực, đồng thời cũng giúp đầu thư bên kia bớt sốt ruột chờ đợi hơn, bạn có thể thường xuyên kiểm tra email trong suốt kì nghỉ.
Những email rác được người dùng lưu trữ cần thận với ý tưởng nung nấu sẽ sử dụng đến chúng một ngày nào đó. Thế nè Zero Inbox? hòm thư đến luôn được rà liên tục Về cơ bản Zero Inbox không phải là việc làm ngăn chặn người khác gửi thư đến địa chỉ email của bạn mà thực tại, đây là phương pháp duy trì hộp thư đến ở một mức độ mà bất kì thư nào bạn nhận được đều có thể được sắp xếp, lưu trữ chứ không choán hết Inbox.
Cội nguồn Khái niệm “Zero Inbox” được biết đến nhờ Merlin Mann, người điều hành trang blog rất nổi 43Folders. Sự thật mà nhiều người không biết đó là, hồ hết các trình duyệt thư hiện thời như Gmail, Yahoo, đều có tính năng OOR (Out of Office Respone). Zero Inbox – Những phương pháp 1. Tốt nhất, nếu bạn không muốn nhận tin từ các địa chỉ không mong muốn, hãy ấn hủy đăng kí theo dõi (Unsubscribe)
Tính năng này sẽ giúp người dùng trả lời tự động bít tất những thư gửi đến. Điều này sẽ giúp bạn bớt mỏi mệt khi bỗng có hứng thu dọn và nhận ra rằng đã có tới hàng trăm, hàng nghìn lá thư ở đó. Như vậy, những thư quan trọng sẽ được phép nằm ở Inbox trong khi những thông tin kém quan yếu hơn sẽ được lưu trữ theo từng thư mục. Ý tưởng cơ bản của ông là quản lý inbox phê duyệt bộ lọc thủ công của mỗi cá nhân mà không dùng thêm bất kì sự giúp đỡ nào từ các phần mềm khác.
Minh Nguyễn (dịch). 2. Bạn có thể tạo những bộ lọc khác nhau cho từng thể loại thư khác nhau, dựa theo người gửi, tiêu đề thư hay thậm chí là từ khóa.
Thiết lập bộ lọc và phân loại thư Nhiều hộp thư điện thử bây giờ đều có tính năng lọc và phân loại thư giúp người dùng có thể xếp đặt và quản lý thư đến một cách hiệu quả. Nếu quá bận bịu, bạn có thể tiến hành từng chút một bất kì khi nào rỗi rãi như trên ô tô buýt, đi du lịch, ngồi đợi ai đó trong quán cà phê… 4. Bỏ đăng ký theo dõi các địa chỉ không mong muốn, tắt thông tin Thư thông tin (E-newsletter) là một trong những nội dung gây rác hòm thư của bạn, dẫn tới tình trạng nhiều lá thư quan trọng vô tình bị bạn bỏ quên.
Nếu không muốn lặp lại những tình trạng hao hao, những cách sau đây có thể giúp bạn quản lý hộp thư một cách thủ công mà không cần sử dụng thêm bất kì phần mềm phụ trợ nào khác. Ngoại giả, bạn cũng có thể cấp cho bộ lọc thêm quyền như giữ thơ lại trong Inbox, chuyển thư đến thư mục khác hay thậm chí là xóa luôn một bức thư ngay khi vừa nhận được.
Dám xóa Hãy gan dạ để xóa đi những email không còn giá trị Để quản lý được hộp thư đến một cách triệt để, bạn cần phải dám quyết định và dám xóa đi những email mà bản thân thật sự không còn cần đến nữa.
Như vậy, khi trở lại sau kì nghỉ, bạn sẽ hạn chế được cảnh phải ngồi giải quyết đến hàng trăm lá thư một lúc. Giờ đây, email của bạn đã được xếp đặt và quản lý một cách khoa học theo từng loại thể, theo từng thư mục.
Lời khuyên ở đây là chúng ta hãy lên danh sách những lá thư thật sự quan trọng (về tính kỉ niệm, về giá trị thông báo…) với bản thân mỗi người và sau đó, anh dũng để xóa đi những bức thư đã không còn giá trị sử dụng.
Hồ hết, những người dùng email hiện tại đều có chung sở thích lưu trữ “đồ cổ” và đợi cho đến khi chúng “mốt” trở lại.
Bạn có thể tự tạo danh sách thư mục như những việc cần làm, những việc cần giải quyết, công nhận vé máy bay… 5.
Sau đó, hãy thiết lập set an auto-response to all the incoming emails.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét